Op donderdag 18 juni was het zover: de eerste bijeenkomst met de lidorganisaties van Mezzo. Novire en Mezzo organiseerden deze kennismakingsmiddag in Amersfoort. Tijdens deze middag presenteerde Novire de ‘Qsuite voor informele zorg’ aan deze lidorganisaties ter vervanging van hun registratiesysteem MezzoRegistratie.

Informatiebijeenkomst Mezzo

Spannend voor iedereen

Deze bijeenkomst was spannend voor iedereen. Voor de lidorganisaties is het overgaan van MezzoRegistratie naar een ander systeem geen sinecure. Alle gegevens en registraties liggen opgeslagen in MezzoRegistratie. De gehele verantwoording aan financiers wordt op basis van deze registraties gedaan. Hoe moet het gaan met de migratie van deze gegevens?

Daarbij komt dat nieuwe software-implementaties doorgaans kostbaar zijn. Hoe moet er mee omgegaan worden, nu deze overgang ook niet voor dit jaar begroot heeft kunnen worden? Is wel alle functionaliteit die nodig is opgenomen in de Qsuite? MezzoRegistratie werd onder centrale verantwoordelijkheid van Mezzo aangeboden aan de lidorganisaties, maar nu moet er rechtstreeks een contract met Novire worden gesloten: is dat we handig? Deze en meer vragen leefden onder de aanwezigen. Hier hebben we eerst uitgebreid bij stil gestaan.

Samenwerking in plaats van ‘software leveren’

Ook voor Novire was deze middag spannend. Er is door Novire hard gewerkt aan de voorbereiding van deze dag en aan het gereed maken van de software. Novire komt uit de formele zorg en zij ziet een belang in van goede informele zorg. Novire denkt en werkt vanuit de klant, vanuit de burger. Die is gebaat bij goede afstemming van eerst informele zorg en dan formele zorg. Om die reden waren we verheugd toen we in contact kwamen met Mezzo. Juist het ondersteunen van organisaties voor informele zorg, zoals het ondersteunen van vrijwilligers, het koppelen van hulpvragen aan vrijwilligers én het ondersteunen van mantelzorgers, wil Novire graag faciliteren met moderne en gebruiksvriendelijke software.

Daarom is Novire al in het vroege voorjaar begonnen met het voorbereiden en zijn er drie lidorganisaties bezocht. Het werd al snel duidelijk dat iedere organisatie uniek is. Er zijn verschillende typen dienstverlening en alle ingrediënten moeten aanwezig zijn om de software goed aan te laten sluiten.

Inventarisatie van de wensen

Mezzo heeft begin 2015 bovendien een inventarisatie laten uitvoeren door bureau HHM onder de gebruikers. Veel wensen tot verbetering van het huidige MezzoRegistratie zijn vanuit dit onderzoek in het HHM-rapport opgetekend. Novire heeft deze verbeterpunten opgenomen in haar aanpak.

Samenwerkingspartner

Novire is niet zomaar een softwarebedrijf. Novire is een adviesbureau en heeft vooral strategische, tactische en operationele kennis van de zorgmarkt. Verder zijn we expert in het vertalen van de kennis naar slimme software. De visie van Novire is dat software anders moet zijn. Flexibel, dynamisch en echt ondersteunend. Dát maakte het spannend voor Novire. De software is dynamisch en flexibel – en wordt deze zomermaanden ook nog doorontwikkeld op basis van de input van deze middag – en kan daarmee op maat worden ingericht. Niet eenmalig, maar in een continue samenwerking.

Novire is een samenwerkingspartner om de ICT steeds beter te laten aansluiten op de huidige werkprocessen én op de eisen die de omgeving nu en in de toekomst aan de organisatie stelt. Dat vraagt om het kunnen aangaan van een duurzame relatie: lukt het ons deze middag om elkaar daarin te verstaan?

De informatiebijeenkomst: waarom Novire?

Ytje Hiemstra van Mezzo legde uit waarom het belangrijk is dat er een opvolger komt van MezzoRegistratie. MezzoRegistratie heeft uitstekende diensten bewezen, maar is inmiddels alweer een aantal jaren oud. De technische mogelijkheden ontwikkelen zich snel en wil MezzoRegistratie voldoen aan de eisen van deze tijd, dan is er een grote investering nodig.

Bovendien vindt Mezzo het niet meer passend om een dergelijk groot en belangrijk systeem te faciliteren voor haar leden. Eisen vanuit de omgeving veranderen snel: er zijn experts nodig om dit duurzaam te faciliteren.

Via IPSO, de landelijke vereniging van inloophuizen voor mensen met kanker, ontmoetten Mezzo en Novire elkaar. IPSO was geïnteresseerd in MezzoRegistratie maar koos toch voor Novire. Op dat moment was het contact gelegd en zijn er verschillende gesprekken gevoerd. De betrokkenheid van Novire, de bereidheid om volledig mee te denken, zowel in techniek als zakelijk én de inhoudelijke expertise leidden tot deze warme aanbeveling om met Novire in zee te gaan. Mezzo heeft er alle vertrouwen in dat met Novire de spannende overgang tot een succes gaat worden en deze overgang in goede handen is.

Er zijn veel kansen!

Gedurende de middag hebben we ook meerdere malen stilgestaan bij alle kansen die aanwezig zijn. Met nieuwe technologie kan namelijk ook veel meer. De wensen waren door de gebruikers begin dit jaar al uitgesproken en zijn door bureau HHM vastgelegd in een inventarisatierapport.

Novire heeft daarop gereflecteerd en aangegeven welke van deze nieuwe functionaliteiten nu al aanwezig zijn. In onderstaand overzicht zijn de wensen opgenomen. Een groen vakje betekent dat desbetreffende wens al in de software is opgenomen. Wat mooi uit het onderstaande overzicht blijkt, is dat alle functionaliteiten er al zijn, of deze zomer zullen worden toegevoegd. De basis is al gelegd, met technologie die dit allemaal ook aan kan.

Mezzo

Lees meer over de nieuwe funcitonaliteiten in de speciale folder:

Klik op de afbeelding om de pdf te downloaden

De informatiebijeenkomst: eerst kennismaken

Gedurende de middag volgden we het programma. Hieronder treft u de slides aan waarin het programma vermeld staat.

Qsuite voor informele zorg | Programma bijeenkomst Mezzo-leden op 18 juni 2015 from Evelien Verkade

We zijn eerst met elkaar aan de slag gegaan om de huidige werkwijzen van de aanwezige organisaties in kaart te brengen. Dat is altijd het vertrekpunt van een samenwerking met Novire: wat zijn de activiteiten, aan wie moet er wat gerapporteerd worden en waarbij kan software ondersteunen?

Er zijn veel uiteenlopende organisaties aanwezig. We hebben dit moment dan ook mooi benut als mogelijkheid voor alle organisaties om input te leveren voor de verdere ontwikkeling van de software deze zomer. Novire gaat met alle inventarisaties aan de slag, zodat vanaf september de volgende stap gezet kan worden.

Informatiebijeenkomst Mezzo

In 3 stappen van een algemeen concept naar ‘maatwerk’

Novire beschikt al over heel veel functionaliteiten die nu al bij zo’n 40 zorgorganisaties worden ingezet. Specialiteit van Novire is ‘maatwerk’ leveren met alle software-onderdelen die aanwezig zijn in de Qsuite. In het maatwerktraject nemen we als uitgangspunt de werkwijze van de organisatie en bouwen daarna met alle software-onderdelen als ‘lego-blokjes’ de passende maatwerkoplossing voor iedere organisaties.

Voor de Mezzo-leden hebben we nieuwe software onderdelen ontwikkeld. Ook gaan we daar deze zomer mee door. We onderscheiden de aanpak van Novire daarmee in de volgende drie stappen:

Stappenplan Mezzo

Het stappenplan per organisatie: 3 workshops

Deze drie stappen komen dan overeen met de drie stappen die ook de implementatie per organisatie inhoudt. Novire heeft een gestandaardiseerd programma ontwikkeld waarbij in drie workshops de maatwerkinrichting tot stand komt, wordt getest en wordt opgeleverd. De standaardoplossing van Novire is de basis. In drie workshops maken we deze standaardoplossing tot uw eigen maatwerk.

De doorlooptijd van deze drie fasen kan kort zijn: vanaf een week of vier. Maar de periode kan ook meer tijd in beslag nemen. Ook dat is afhankelijk van de wensen van de organisatie. We bespraken gedurende de informatiebijeenkomst al met elkaar dat iets langer de tijd nemen wenselijk is, omdat je dan bijvoorbeeld langer kan schaduw draaien met de gegevens. En ook zorgvuldiger kan zijn in het testen en migreren van de gegevens van MezzoRegistratie naar de Qsuite.

Maatwerk

De informatiebijeenkomst: demonstratie van de functionaliteiten

In het tweede deel van het programma heeft Novire de belangrijkste functionaliteiten van de Qsuite gedemonstreerd. De demonstratie is ook in te zien via onderstaande slides:

Qsuite voor informele zorg | Demonstratie gegeven aan Mezzo-leden op 18 juni 2015 from Evelien Verkade

De belangrijkste vragen en antwoorden op een rij

Gedurende deze bijeenkomst zijn gaandeweg veel vragen beantwoord. Voor alle duidelijkheid zetten we hieronder de belangrijkste vragen en antwoorden op een rij.

1. Waarom heeft Mezzo besloten te stoppen met MezzoRegistratie?

MezzoRegistratie bestaat sinds 2009. In die tijd is er veel meer mogelijk geworden met de techniek. Ook zijn de eisen aan de organisatie – en daarmee aan de software – sterk toegenomen. Om tegemoet te komen aan de wensen die er zijn en aan de nieuwe technische mogelijkheden, moet MezzoRegistratie ‘omgebouwd’ worden. Dit vraagt een grote investering en veel tijd. Het zou een heel fundamentele ‘renovatie’ zijn, die erg kostbaar is. Mezzo heeft deze renovatie overwogen, maar komt tot de conclusie dat er beter aangesloten kan worden bij oplossingen in de markt, die er al zijn, waardoor de overstap sneller gemaakt kan worden. Ook zijn de middelen niet beschikbaar om deze investering te doen. De licenties zijn immers nu kostendekkend, maar bieden geen ruimte voor een dergelijke grote investering.

Bovendien heeft Mezzo besloten dat de software beter kan worden belegd bij een partij die hierin meer thuis is en sneller – met directere lijnen – kan schakelen. Om die reden zal Mezzo ook niet als koepel de contracten verzorgen. Steeds meer lokalere regels vragen om meer maatwerk en dat kan beter rechtstreeks worden afgestemd.

2. Hoe is Mezzo gekomen tot het aanbevelen van Novire? Zijn er nog andere interessante leveranciers in de markt voor de informele zorg?

Mezzo heeft Novire ontmoet via IPSO. Mezzo heeft verschillende gesprekken gevoerd met Novire en was gecharmeerd van het enthousiasme van Novire, en ook de kennis en kunde over het werkveld en de zorg in het algemeen. Niet alleen de software zelf, maar ook van de kennis van alle ontwikkelingen die in het werkveld spelen. Er is geen diepgravend onderzoek geweest naar allerlei andere partijen, want toen IPSO geïnteresseerd was in MezzoRegistratie maar toch koos voor Novire, sloot Mezzo zich hier van harte bij aan. De bereidheid van Novire om volledig mee te denken en passende oplossingen te vinden is meer dan alleen een softwaresysteem leveren. Vanuit deze samenwerkingsrelatie heeft Mezzo er alle vertrouwen in dat de gegevens en de software in goede handen is.

3. Waarom is Novire geïnteresseerd om dit zo aan te bieden aan de markt?

Novire ziet een verschuiving van formele naar informele zorg. Novire denkt altijd vanuit de burger; juist dan zijn informele netwerken zo belangrijk. Met de software bieden we een oplossing voor de informele zorgorganisaties maar juist ook voor de burgers die deze organisaties bedienen.

4. Zijn de organisaties verplicht om met Novire te werken?

Nee, uiteraard verplichten we niemand om dezelfde overstap te maken. Iedere organisatie is vrij om nieuwe keuzes te maken. Wel committeert Novire zich aan een goede transitie en aan software die klaar is voor de toekomst. Hier richten wij ons helemaal op in, dus we zijn in staat om alle organisaties goed te bedienen. Let op: MezzoRegistratie stopt wel per 31-12-2016, dus kies ruim voor die tijd voor een passende vervanging.

5. MezzoRegistratie werd onder een centraal contract door Mezzo geleverd. Dat bood veiligheid, want we deden het met elkaar. Nu gaan we rechtstreeks een contract aan met Novire. Heeft dat ook voordelen ten opzichte van de oude situatie?

Ja, want nu zijn er korte lijnen. Mezzo werkte ook samen met Xsarus en nieuwe ontwikkelingen konden niet makkelijk worden opgepakt. Bij Novire zijn de lijnen kort en kan er snel geschakeld worden.

6. Op welke manier kunnen we kennis delen?

Novire is behalve softwareleverancier ook een kenniscentrum. Novire ontvangt kennis van haar klanten, via haar klanten en via haar eigen contacten en informatiebronnen over alles wat er gaande is in het werkveld. Deze kennis zetten we om in slimme software en daarmee delen we de kennis weer onder klanten die hierin geïnteresseerd zijn. Dit is een natuurlijke werkwijze, waarvan u informatie ontvangt via mailings, nieuwsberichten of in rechtsreeks contact wanneer we met elkaar aan de slag zijn. Na de oplevering is het namelijk niet klaar. We gaan dan met elkaar de samenwerking aan en verbeteren continu.
Het is ook mogelijk om kennissessies te beleggen waarbij we met een aantal organisaties bij elkaar de ontwikkelingen delen en kijken naar hoe we de ontwikkelingen weer in software omzetten.

7. Kunnen we ook verdere service en ondersteuning ‘inkopen’?

Ja, dat kan. Naast bovenstaande standaard werkwijze is het ook heel goed mogelijk om bijvoorbeeld twee of drie keer per jaar dienstverlening af te nemen. We komen dan bij u langs – of u bij ons – en we kijken individueel naar uw ontwikkelingen. We denken dan meteen mee hoe de software nog beter kan ondersteunen en zo ontwikkelen we met elkaar door. De kosten hiervoor zijn in de onderstaande folder opgenomen.

8. Hoe weten we zeker dat we in de samenwerking met Novire met een betrouwbare partij zaken doen?

Novire bestaat tien jaar en heeft al een brede klantenkring. Echter, er kan altijd wat gebeuren en om die reden heeft Novire een Escrowregeling verzorgd. Dit betekent dat u een soort ‘verzekering’ kunt afsluiten. Dit doet u door een aparte overeenkomst aan te gaan met stichting SoftwareBorg. Deze stichting beschikt over onze bij de notaris gedeponeerde software en zorgt ervoor dat de software beschikbaar blijft, wanneer Novire onverhoopt niet aan haar verplichtingen kan voldoen. De stichting neemt de verplichtingen over wanneer Novire deze niet mocht kunnen nakomen. Deze Escrowregeling is heel gebruikelijk bij het gebruik van software en zeker ook bij ‘software as a service’ waarbij uw software ‘in de cloud’ wordt gehost voor u en wordt onderhouden voor u.

Lees meer over informatiebeveiliging en de Escrowregeling in de speciale folder:

Klik op de afbeelding om de pdf te downloaden

9. Hoe pakt Novire vanaf nu de zaken aan? Wat is de planning?

Novire gaat nu in de maanden juli en augustus de laatste punten op de i zetten. De eerste organisaties kunnen daarna starten in september wanneer de contracten daartoe in orde zijn gemaakt. Novire zal binnenkort een brief versturen met de overeenkomsten en een intekenlijst. Deze contracten zullen ook op deze website worden gepubliceerd.

10. Hoe gaat het met de migratie van de gegevens uit MezzoRegistratie naar de Qsuite?

Xsarus, de leverancier van MezzoRegistratie, heeft toegezegd alle gegevens te zullen ontsluiten. Er is nog geen duidelijkheid over de kosten hierover. Novire is bereid hierover met Xsarus af te stemmen en een zo efficiënt mogelijke werkwijze te ontwikkelen. Het is wel duidelijk dat er in het maatwerk-inrichtingstraject wel gekeken moet worden naar de migratie van de gegevens. Iedere organisatie heeft bepaalde velden in MezzoRegistratie voor andere doeleinden ingezet, waardoor één standaardmigratie niet wenselijk is.

Bovendien kan het zijn dat er veel vervuiling is, die je niet mee wil nemen naar een nieuw systeem. De mogelijkheid bestaat om in het inrichtingstraject te kijken naar wat er wél mee moet in de migratie en welke gegevens (uit voorgaande jaren) bijvoorbeeld in Excel beschikbaar gesteld kunnen worden, omdat deze gegevens alleen nog als archief noodzakelijk zijn, maar er niet meer operationeel mee gewerkt hoeft te worden. Zodra er meer bekend is, zullen we dit aan u melden.

11. Wat zijn de kosten van het traject? Weten we zeker dat de kosten hierbinnen blijven?

De kosten staan vermeld in de onderstaande folder. Alle kosten voor het inrichten en inzetten van de Qsuite zullen hierbinnen blijven. Onduidelijkheid is er nog over de kosten van de migratie. Wanneer u koppelingen wenst met uw huidige systemen en bijvoorbeeld website is er veel mogelijk, maar omdat alle systemen verschillen kunnen hier wel extra kosten voor in rekening gebracht worden. Mocht deze wens er zijn, dan zullen we uiteraard altijd eerst een offerte maken. Dit is echt een aparte dienstverlening; de kosten voor de standaard migratie en inrichting vanuit Novire zijn de kosten die in de folder vermeld staan.

12. Zijn de maatregelen rondom de persoonsbeveiliging noodzakelijk? En wat als wij niet met een token kunnen werken?

Ja, beveiliging van persoonsgegevens is een belangrijk onderdeel. De Qsuite van Novire voldoet aan alle eisen van de Wet Bescherming Persoonsgegevens (en de daaruit voortvloeiende NEN-7510-norm voor informatiebeveiliging in de zorg). Deze wet is onlangs aangescherpt; er kunnen nu boetes worden opgelegd aan een organisatie die niet zorgvuldig met de persoonsgegevens omgaat.

Om aan de eisen te voldoen werken we met een token (een soort kleine USB stick die u in de computer doet en een unieke code genereert waarmee u kunt inloggen). Deze token kost € 22,50 per stuk. Wanneer u om technische redenen niet met deze token kunt werken, is bijvoorbeeld het werken met een sms of een app-code ook mogelijk. Met mobiele apparaten moet altijd met deze app-code of sms worden gewerkt.

13. Wat is een bewerkersovereenkomst?

De bewerkersovereenkomst maakt onderdeel uit van de overeenkomsten die we aangaan. Deze bewerkersovereenkomst legt juridisch vast dat u – als verantwoordelijke voor de persoonsgegevens – Novire het recht geeft om uw eigen persoonsgegevens te ‘bewerken’, dat wil zeggen: opslaan en tonen in de software. Met deze overeenkomst heeft u aan uw bestuurlijke plicht voldaan om zorgvuldig met de persoonsgegevens om te gaan volgens we de Wet Bescherming persoonsgegevens.

14. Kunnen we geld besparen door de inrichting met een aantal organisaties samen te doen?

In de onderstaande folder reiken we mogelijkheden aan om tegelijkertijd met andere organisaties de inrichting te verzorgen. Met een aantal organisaties samen kunt u ook de workshops volgen bij ons op kantoor. De kosten liggen lager, maar er is dan ook minder aandacht en tijd voor echte maatwerkinrichting. Het is raadzaam in dit geval vooral organisaties met dezelfde werkvormen en activiteiten te vinden, omdat dat dan het meeste oplevert. Wanneer u de middelen kunt vinden voor een ‘één-op-één implementatie’ dan geniet dat wel onze voorkeur omdat we dan u beter van dienst kunnen zijn.

15. Moeten we nu al beslissen of kan dat later?

De eerste vijf organisaties ontvangen een korting van 5% op de implementatiekosten, maar uiteraard kunt u altijd later beslissen. In het najaar organiseren we weer een nieuwe informatiebijeenkomst. Daar is meer van de functionaliteiten zichtbaar en zijn ook de organisaties die nu niet in de gelegenheid waren om te komen, alsnog uitgenodigd. U heeft tot eind 2016 de tijd om over te stappen van uw MezzoRegistratie. Wij adviseren u niet tot het laatste moment te wachten. We kunnen een beperkt aantal organisaties tegelijkertijd bedienen, maar vooral is het belangrijk om voldoende tijd te nemen om ‘schaduw te draaien’ en zo te controleren of al uw gegevens ook daadwerkelijk goed zijn gemigreerd.

16. Hoe kunnen we ons inschrijven voor een traject? Wat zijn de volgende stappen?

Wij zullen u binnenkort een brief zenden met meer informatie en u ontvangt de overeenkomsten van ons. Maar u kunt ons ook altijd bellen voor een afspraak.

17. Kunnen we inzage krijgen in een demo?

Vanaf september – wanneer ook de laatste functionaliteiten vanuit de informatie uit deze bijeenkomst zijn toegevoegd – zullen we een demo-omgeving ontwikkelen, waarin u goed de weg kunt vinden. We zullen hier dan handleidingen bij gereed maken, zodat u ook echt in demo kunt zien hoe de applicatie werkt. Zodra deze beschikbaar is, zullen we u hierover informeren.

De eerste enthousiaste reacties

Aan het einde van de bijeenkomst – en ook daarna – hebben we veel positieve geluiden gehoord. Veel organisaties willen de overstap gaan maken. Het is nu zaak dit goed met elkaar te plannen en te organiseren. De eerste vijf organisaties ontvangen een korting van 5% op de inrichtingskosten en de eerste mondelinge toezeggingen zijn er al.

Informatiebijeenkomst Mezzo

De stappen vanaf nu

Om de volgende stappen ook zorgvuldig te zetten, gaat Novire nu zorgen voor de offertes en overeenkomsten. Deze zullen we binnenkort op de website publiceren maar ook verstrekken aan de aanwezigen. Bovendien zullen we een inschrijflijst ontwikkelen. Niet alle organisaties kunnen in één keer starten; we zullen dit goed met elkaar moeten plannen.

Novire zendt aan de organisaties die aanwezig zijn geweest, én aan de organisaties die nog niet aanwezig konden zijn, binnenkort een brief.

Uiteraard gaat Novire haar huiswerk maken aan de hand van alle informatie die aan ons is gegeven gedurende deze middag. Daarmee ontwikkelen we in juli en augustus weer door, zodat we in september een nieuwe demonstratie kunnen gaan geven. We zullen ook een nieuwe bijeenkomst organiseren voor iedereen die nog vragen heeft of die niet aanwezig kon zijn op deze middag.

En uiteraard starten we in september met de eerste organisaties. We kijken er naar uit!

Lees onze folder

Novire heeft een folder ontwikkeld waarin alle informatie over de oplossing voor Mezzo op een rij is gezet. Welke functionaliteiten bevat de Qsuite? Hoe werkt de implementatie? Wat zijn de kosten van de overstap? Hoe zetten we de gegevens over van MezzoRegistratie naar de Qsuite? Alle informatie vindt u hier overzichtelijk op een rij.

Klik op de afbeelding om de pdf te downloaden