Weer is er een nieuwe functie aan de Qsuite toegevoegd. We zijn deze weken volop bezig om de Qsuite geheel aan te laten sluiten op de wensen die informele zorgorganisaties hebben om hun werkzaamheden goed door de Qsuite te kunnen laten ondersteunen. Dat is nodig, want we starten met de pilot met IPSO en we gaan al veel Mezzo-leden bezoeken vanaf de komende week.

Activiteiten beheren en plannen

Vanaf nu kunnen we heel mooi activiteiten beheren, plannen, communiceren en registeren. In de Qsuite kennen we verschillende vormen van ‘plannen’. We kunnen individuele contactmomenten plannen, één op één of in een route (door de wijk), maar we kunnen nu dus ook activiteiten (en diensten!) plannen. Activiteiten zijn cursussen, lezingen, bijeenkomsten, inloopochtenden of werkoverleggen. Diensten zijn aanwezigheidsmomenten: wie zorgt wanneer voor voldoende bezetting?

Handig: je kiest je eigen manier van plannen

Er zijn verschillende vormen van activiteiten plannen mogelijk. De activiteiten kunnen gepland worden waarbij de beschikbaarheid van medewerkers bekend is en de coördinator alle medewerkers en deelnemers zelf inplant. Bij het plannen kan de Qsuite signaleren of een medewerker wel beschikbaar is.

Ook is het mogelijk om bijvoorbeeld alleen medewerkers vast te plannen en de deelnemers open te laten voor inschrijving. Hierbij kan de inschrijving via een print van de planning op het fysieke prikbord verlopen, waarbij de invoer alsnog later plaatsvindt.

Plannen

Zelf inschrijven via de website

Maar het is ook mogelijk om de deelnemers en de medewerkers zichzelf te laten inschrijven. Dat laatste gebeurt via de mobiele app van de Qsuite. De vrij toegankelijke link naar de inschrijfpagina van de deelnemers kan in de eigen website worden geplaatst en eventueel desgewenst worden geïntegreerd.

Inschrijven

Planning geeft greep op de zaak

Zowel bij centraal of decentraal plannen geldt: een planning vastleggen is altijd winst! Bij een centrale planning is het bittere noodzaak. Een decentrale planning zou je ook niet kunnen vastleggen. Als de medewerker en de klant er maar samen uitkomen. Toch zeggen wij: leg altijd je planning vast.

Het stuur van de organisatie zit namelijk in de planning. Door vooraf – voordat de zorg, activiteiten of diensten worden uitgevoerd – informatie te hebben over de planning, kun je nog bijsturen. Stuur je niet daar, dan rest alleen het achteraf concluderen of zaken wel of niet goed zijn gegaan.

Is het wel goed gegaan, dan is er geen probleem. Is er iets niet goed gegaan, dan is het niet mee te repareren. Maatregelen nemen kost tijd en dan ben je maanden verder. Vooraf ingrijpen geeft direct resultaat en voorkomt faalkosten.

Iedere medewerker ziet op zijn of haar tijdlijn voor welke activiteit hij of zij ingepland staat.

Tijdlijn

Aanwezigheid registreren

Uiteraard kun je na het plannen de daadwerkelijke aanwezigheid registeren. Handig om later te zien wie er bij de lezing of het werkoverleg aanwezig waren.

Pilot en... er komt nog meer!

In de komende twee weken gaan we nog flink aan de slag om dit deel – van de activiteiten – verder uit te bouwen. Ook slaan we een grote slag met het vastleggen en matchen van hulpvragen en hulpaanbod van vrijwilligers. En de nieuwe onderdelen in de Qsuite testen we ook meteen, bijvoorbeeld in de pilot van IPSO. Die heeft gistermiddag plaats gevonden en was zeer succesvol.

Meer lezen?

Wil je meer over dit onderwerp weten, dan kun je dat hier vinden:

Handleiding Qsuite | Wat zijn activiteiten en hoe kan ik die beheren en plannen? from Evelien Verkade

Meer informatie? Neem contact op met Novire!