Wanneer je de dienstverlening aan een klant afsluit, kan je ook het dossier sluiten en archiveren. Al bijna vijf jaar wordt de Qsuite ingezet als oplossing voor het beheren van klant- en medewerkersdossiers. Nu hebben we echter weer verbeteringen doorgevoerd.

nieuwe-samenwerking-maatschap-mantelzorg.jpg

Van dossier naar persoon

Dit heeft alles te maken met de grote aanpassing die onlangs in de Qsuite is doorgevoerd: de persoon, de mens, is nu volledig centraal komen te staan. De persoon is het uitgangspunt en kan één of meerdere dossiers hebben. Dit was een zeer ingrijpende wijziging in het fundament van de Qsuite. Deze fundamentele aanpassing heeft natuurlijk ook effecten op hoe je met het archiveren van dossiers omgaat. Daarom hebben we daar een aanpassing in gedaan. En er volgt nog meer!

Dossier naar het archief

Wanneer een dossier gesloten kan worden en dus naar het archief verplaatst kan worden, hoef je alleen de einddatum van dat dossier in te voeren. Op dat moment wordt het dossier gesloten en in het archief geplaatst. Het archief vind je onder Beheer > Klanten > Klantenarchief. In dat archief staan alle gearchiveerde dossiers.

Dossier in het archief bekijken

Wanneer een dossier in het archief is geplaatst, dan is het feitelijk goed opgeborgen in een map in de archiefkast en zit de kast op slot. Daar kan je niet meer gemakkelijk bij.

archiefkast-novire-qsuite.jpg

Wanneer een dossier in het archief is geplaatst, maar de dienstverlening wordt opnieuw gestart, dan is het wenselijk om in hetzelfde dossier door te kunnen werken. Maak je een nieuw dossier aan, dan is dat een leeg dossier en bevat het niet de informatie van de eerdere dienstverlening.

Een eerder gesloten en opgeborgen dossier kan je in het archief weer opzoeken en activeren. Ga daarvoor naar het klantenarchief, zoek het dossier en klik op de knop activeren. In de aanpassing die nu is doorgevoerd, is het zo dat bij het opnieuw activeren van het dossier, ook écht alle gegevens uit het dossier weer zichtbaar worden. Daar ging iets niet goed in de afgelopen dagen, waardoor teruggeplaatste dossiers delen van de inhoud misten. Dat is nu verholpen en kan niet meer voorkomen.

Nog meer verbeteringen op stapel

In sommige gevallen kan het wenselijk zijn het dossier – ook al staat het in de map in de kast – toch nog even in te kunnen zien zonder het weer te activeren. Om bijvoorbeeld even snel terug te kijken wat er in het verleden is gebeurd, zonder dat de dienstverlening weer start en dus zonder dat een dossier weer geactiveerd moet worden. In dat geval moet je het wel kunnen inzien, maar niet kunnen bewerken. Binnenkort voegen we hiertoe de mogelijkheid toe aan de Qsuite.

Meer informatie?

Neem voor vragen gerust contact op met Novire.