Gisteren heeft Novire aan de eerste Mezzo-organisatie met wie we de samenwerking mochten aangaan, Steunpunt Mantelzorg Zuid, de eerste conceptinrichting van hun nieuwe digitale dossiers opgeleverd.

Steunpunt Mantelzorg Zuid

Van registratiesysteem naar procesmanagementsysteem

Novire en steunpunt Mantelzorg Zuid zijn als eersten de samenwerking aangegaan in het kader van de vervanging van MezzoRegistratie. Op verzoek van Mezzo is Novire met haar leden die gebruik maken van MezzoRegistratie in gesprek gegaan en heeft Novire een prachtig vervolg op MezzoRegistratie ontwikkeld. Met behulp van de Qsuite kunnen alle gegevens uit MezzoRegistratie worden overgezet, maar is er veel meer mogelijk. Met de Qsuite kan de organisatie de overstap maken van een registratiesysteem naar een proces-ondersteunend systeem. Procesmanagement is het uitgangspunt en daarbij volgt de registratie vanzelf.

De processen uit het kwaliteitssysteem geïntegreerd

Steunpunt Mantelzorg Zuid heeft Novire inzage gegeven in haar procesbeschrijvingen en kwaliteitssysteem. Een onderdeel daarvan was het productenboek van de organisatie. Al met al hele overzichtelijke informatie op basis waarvan Novire een maatwerkinrichting van de dossiers van de mantelzorgers, hulpvragers, vrijwilligers en medewerkers gereed kon maken in de afgelopen twee weken.

Dubbel-check voor de migratie

Dat is niet het enige waar Novire mee bezig is geweest. Tegelijkertijd met het inbouwen van de processen en formulieren van de organisatie moest er ook een dubbelcheck met MezzoRegistratie plaatsvinden. Alle data uit MezzoRegistratie moet immers ook een kloppende plaats in de Qsuite krijgen.

Alle datavelden hebben nu een plaats gekregen, zodat de basis voor de migratie gelegd is. Er zijn nog wat onderdelen die aan de Qsuite toegevoegd gaan worden, voordat begin januari de daadwerkelijke migratie zal gaan plaatsvinden.

Novire werkt nog aan de ontwikkeling van de volgende onderdelen:

  1. Onder ‘activiteiten’ in de dossiers een overzicht van alle activiteiten waaraan de mantelzorger/hulpvrager/vrijwilliger heeft deelgenomen;
  2. Mogelijkheid om de activiteitenplanning ook alleen te kunnen inzien in plaats van ook te kunnen bewerken;
  3. Een totaalpagina waarin in één oogopslag met filters alle dossiers van de mantelzorgers en hulpvragers inzichtelijk zijn, met een snelknop om dossiers aan te maken;
  4. Een totaalpagina waarin in één oogopslag met filters alle dossiers van de vrijwilligers inzichtelijk zijn, met de mogelijkheid om verschillende standaard-activiteiten in te plannen (training, evaluatie etc.) en in het overzicht snel te kunnen zien welke stappen wel en niet zijn gepland / uitgevoerd (procesbewaking), met een snelknop om dossiers aan te maken;
  5. Mogelijkheid tot urenregistratie op de juiste categorieën bij het toevoegen van de gespreksverslagen in de dossiers;
  6. Sociale relaties en contacten overzichtelijker en duidelijker weergeven;
  7. Meerdere start- en einddata in de dossiers (nu één startdatum en één einddatum);
  8. Postcodetabel activeren om zo de adresgegevens automatisch te vullen (bij België kan de postcode in het postcodeveld worden gevuld. Omdat er voor die postcode geen postcodetabel ‘achter hangt’ zal er geen overschrijving plaatsvinden. Met de B in de postcode is dan duidelijk dat het een Belgisch adres betreft);
  9. Gemeentetabel activeren om zo de gemeente automatisch te vullen;
  10. Wijkentabel wordt nog toegevoegd;
  11. Onderscheid wordt nog gemaakt in het onderdeel ‘documenten’, zodat de documenten in de vrijwilligersdossiers en de medewerkersdossiers gescheiden van elkaar beheerd en ingezien kunnen worden;
  12. Rapportages inrichten doen we wanneer de basis gereed is.

Nu: testen en verfijnen

Deze punten zullen nog toegevoegd gaan worden. Dit zijn echter verfijningen van de basis: de inhoud van de dossiers. Die zijn dus nu gereed, inclusief het maatwerk voor de organisatie, en die inhoud kan daarom getest gaan worden. Dinsdag 24 november heeft het team van het Steunpunt mantelzorg nu tijd ingeruimd om daar met elkaar naar te kijken. Novire zal telefonisch stand-by zijn om vragen te beantwoorden en mee te denken in eventuele vraagstukken die zich aandienen.

Een aantal heel belangrijke stappen zijn gezet!

Meer informatie? Neem contact op met Novire!