Opnieuw een leuk feitje: de mogelijkheden rondom het documentenbeheer zijn weer uitgebreid. Nu kun je documenten ook specifiek per rol of per team of afdeling publiceren. Hierdoor is het mogelijk om nog meer maatwerk te bieden.

Documenten en documentenbeheer

Documenten beschrijven hoe het werk in je organisatie plaatsvindt. Zij vormen een prachtig naslagwerk over het ‘hoe doen wij het hier?’. Maar de documenten moeten wel actueel blijven en - belangrijker nog - informatiestromen moeten gemanaged worden.

Het actueel blijven van documenten is iets wat je het beste maar kan organiseren, want in de waan van de dag is het onderhouden van documenten vaak niet iets wat hoog op de to do lijst komt te staan. De Qsuite ondersteunt hierbij met een geavanceerd documentenbeheersysteem.

Eigenaren, herinneringen, publiceren

In het documentenbeheersysteem binnen de Qsuite kun je documenten publiceren, van eigenaren voorzien en op tijd evalueren. Zo weet je zeker dat alle informatie actueel blijft. Medewerkers gebruiken de gepubliceerde documenten vervolgens als naslagwerk. Steeds meer organisaties laten zich door deze slimme functionaliteit ondersteunen.

Gericht adresseren

Het kan heel handig zijn om documenten gericht te adresseren. Daardoor worden documenten gepubliceerd bij die medewerkers (in die teams of met die rol) die met een document aan de slag moeten gaan. En niet gepubliceerd bij medewerkers voor wie het niet van belang is. Dat voorkomt ballast en zo kun je nog doelgerichter werken.

Vanaf nu mogelijk

Bij de nieuwsitems was het al langer mogelijk, maar vanaf nu kun je ook bij de documenten aangeven voor welke rol of wel team (afdeling) een document bestemd is. En dat alleen maar door een paar simpele vinkjes aan of juist uit te zetten.

Documentbeheer

Meer informatie?

Neem voor vragen gerust contact op met Novire.