Conform onze ontwikkelplanning kunnen we weer wat nieuwe functionaliteiten aan de lijst van onze totaaloplossing toevoegen! We werken deze weken hard door aan de verdere ontwikkeling. Er staan namelijk begin januari wat mooie migraties voor de deur en daar moet het nodige voor geregeld zijn. We hebben de basis daartoe verder verstevigd: er is weer meer mogelijk binnen de planning van de activiteiten, de zorg- en de dienstverlening.

Het unieke? We beginnen bij de klant

Zoals u inmiddels wel van ons gewend bent, beginnen we bij de klant. En dan niet bij zijn of haar zorg- of hulpvraag, maar bij iemands gewone leven. Als een gewoon mens. Wat is dan de weekstructuur? En vanuit deze normale weekstructuur: wat zijn dan de momenten dat iemand zorg- en ondersteuning nodig heeft? Of er juist geen tijd voor heeft? Dit vastleggen is de eerste stap wanneer je de planning wilt opbouwen vanuit de klant.

Novire-1-nieuwe-functies-planning.png

Vervolgens is de tweede stap om een concept klantplanning te maken. We leggen nu de concept planning ‘over de weekstructuur heen'. We leggen activiteiten vast én koppelen deze aan activiteiten uit het plan van de klant. Zo zijn plan en werkelijke uitvoering niet langer gescheiden, maar is het één integraal model geworden. Wat de wijkverpleegkundige in het plan heeft geplaatst, kómt ongetwijfeld in de planning en de uitvoering terug. Er is geen ruimte meer om ‘tussen de wal en het schip’ te vallen.

Novire-2-nieuwe-functies-planning.png

Alle concept planningen kunnen gekoppeld worden aan medewerkers in de centrale planning per afdeling / team. In deze planning kan je één of meerdere planningsgroepen aanmaken. Zo kan je onderscheid maken tussen centraal en decentraal plannen.

Novire-3-nieuwe-functies-planning.png

In de planning komen alle aandachtspunten uit het plan weer terug. Zo kan de wijkverpleegkundige – tijdens het indiceren en het uitzetten van de lijn in het zorg-, verpleeg-, of begeleidingsplan, maximaal de regie over het ’wat’ maar ook het ‘hoe’ blijven voeren. Met de finesses kan juist daar het verschil gemaakt worden tussen klanten wel of niet goed bedienen.

Wat zijn de specifieke afspraken bij deze mevrouw? Of wat moet je juist niet doen bij deze meneer? Zo kan je maximaal inspelen op de individuele eisen en wensen. Je levert maatwerk en werkt aan een hoge klantwaardering.

In de tijdlijn van iedere medewerker komen namelijk niet alleen de tijden terug, maar ook wat er moet gebeuren.

Novire-4-nieuwe-functies-planning.png

Klik je daarop door, dan ziet de medewerker ‘hoe’ het moet gebeuren.

Novire-5-nieuwe-functies-planning.png

Planning is registratie

Om vervolgens, volgens het concept van 'planning is registratie’ de geplande tijden te kunnen bevestigen of aanpassen. De geregistreerde regels vormen daarmee uiteraard de basis voor de declaratie.

Novire-6-nieuwe-functies-planning.png

Accorderen en declareren

De geplande en de geregistreerde regels kunnen door de controller worden opgeroepen.

Novire-7-nieuwe-functies-planning.png

Op basis van de ‘checks and balances’ in het systeem worden er opmerkingen getoond bij iedere regels. Bijvoorbeeld wanneer er geen indicatie is, de indicatie wordt overschreden of een medewerker meer dan 8 uur werkt. Is er geen opmerking? Dan kan de regel geaccordeerd worden. Geaccordeerde regels gaan op slot (zie de groene slotjes):

Novire-8-nieuwe-functies-planning.png

Regels die op slot staan, kunnen niet meer gemuteerd worden. De controller kan de regels vervolgens nog een keer selecteren en ze verzenden naar de declaratiesoftware. Hiervoor werken we samen met Collabris. Zij geven de goedgekeurde en afgekeurde regels weer terug. Die regels leiden vervolgens weer tot een journaalpost die naar het boekhoudpakket verzonden kan worden.

In de agenda’s

De tijdlijn is dus de ‘to do lijst van de medewerker’. Deze tijdlijn is niet de enige manier waarop medewerkers inzage hebben in de planning. Alle geplande contactmomenten met de klanten worden ook in de persoonlijke agenda weergegeven. Binnenkort kan je ook vanuit deze agenda de activiteit oproepen en hier rapporteren en registreren.

Novire-9-nieuwe-functies-planning.png

Herinneringen en notificaties

Natuurlijk is het prettig om niet altijd in de agenda te hoeven zoeken. Iedereen kan zelf instellen of het wenselijk is een notificatie per mail te ontvangen. Dat kan nu al ingesteld worden in de agenda. Door deze emailkoppeling kan een afspraak ook in de eigen Outlookagenda worden geïmporteerd. Zo is er ook een koppeling met Outlook mogelijk.

Binnenkort stellen we nog uitgebreidere functies beschikbaar. Iedere medewerker kan dan voor zichzelf instellen of hij of zij wel of geen notificaties of emailherinneringen wil ontvangen van alle verschillende reminders die zich in de Qsuite bevinden.

Mobiel gebruiken

Niets gemakkelijker dan op weg naar de klant even de laatste wijzigingen doorkrijgen op je tablet of telefoon. Voor mobiel gebruik kennen we een aparte variant van ons systeem. Iedere organisatie maakt hier zelf de keuzes welke functionaliteiten uit de totaaloplossing ook mobiel benaderbaar moeten zijn.

Novire-11-nieuwe-functies-planning.png

Novire-12-nieuwe-functies-planning.png

Novire-13-nieuwe-functies-planning.png

Klopt de planning wel? Waar toetsen we eigenlijk op? Checks and balances!

De planning is het centrale stuurmechanisme: daar wordt goede kwaliteit en een goede bedrijfsvoering gemaakt of juist gebroken. Van groot belang dus dat je hier de juiste stuurinformatie hebt. In de Qsuite worden momenteel de volgende ‘checks and balances’ geïntegreerd:

Tijdens het plannen volgt een signaal bij het invoeren wanneer je iets plant en:

  1. Er is geen geldige indicatie
  2. Dit contactmoment komt helemaal boven de indicatie
  3. Onjuist deskundigheidsniveau ingezet
  4. Er wordt gepland maar er is geen plan (alleen bij formele zorg)
  5. Niet bekwaam / bevoegd
  6. Niet conform de vaste tijden die je ingeeft in plan (jouw idee, moet nog ingeregeld worden)
  7. Buiten de concept klantplanning (qua tijden)
  8. Zonder prestatie
  9. Medewerker wordt gepland op een moment dat iemand niet beschikbaar is
  10. Klant wordt gepland op een moment dat iemand niet beschikbaar is
  11. Klant wordt gepland op een moment dat er al gepland is
  12. Klant wordt gepland terwijl dit moment al gepland is op dezelfde dag
  13. Medewerker wordt gepland op een moment dat er al gepland is
  14. Medewerker heeft een kenmerk die niet overeenkomst met het kenmerk van de klant (nog inbouwen)
  15. Je plant een andere tijdseenheid in dan in de conceptplanning staat
  16. Er wordt een medewerker gepland terwijl deze ook een verlof open heeft staan op dit moment
  17. Er wordt een medewerker gepland terwijl deze ook een verzuimmelding heeft open staan op dit moment

Tijdens het tonen van de klanten / medewerkers wordt getoond:

  1. Op basis van postcode de klanten die dicht bij elkaar wonen
  2. Reisafstand

Dan na het plannen in een check (klik op knop en hij voert een controleslag uit):

  1. Nog niet alle klanten met een openstaand plan en concept klantplanning zijn gepland (hoeveel % is gepland? Downdrillen en zien wie dan nog niet)
  2. Nog niet alle medewerkers in dienst en een ingevulde beschikbaarheid (en met een uitvoerend deskundigheidsniveau) zijn gepland (idem)
  3. Nog niet alle contracturen (-/- verlof en verzuim) zijn gepland (idem)
  4. Nog niet alle geïndiceerde uren zijn gepland (idem)
  5. Alle concept contactmomenten per klant ingeland (weergave per dag) (idem)
  6. Er zijn momenten dat een medewerker dubbel is gepland (idem)
  7. Er zijn momenten dat een klant dubbel is gepland (idem)
  8. Aantal kilometers per route (i.v.m. kosten) (idem)
  9. Planning valt binnen / buiten de contractafspraken

Het totaal zal zichtbaar worden in een integraal dashboard dat door middel van de kleuren de verbeterpotentie aanwijst:

Novire-14-nieuwe-functies-planning.png

Meer lezen?

Wil je meer over dit onderwerp weten, dan kan je dat hier vinden:

Handleiding Plannen | Wat is plannen en wat kan er allemaal? from Evelien Verkade

Meer informatie over het plannen van activiteiten, vind je hier:

Handleiding Qsuite | Wat zijn activiteiten en hoe kan ik die beheren en plannen? from Evelien Verkade

Of je leest er meer over in onze brochure over plannen in de Qsuite:

Klik op de afbeelding om de pdf te downloaden

Neem voor vragen gerust contact op met Novire.