Dit weekeinde is de nieuwe release van de Qsuite uitgebracht. We zijn er trots op de volgende nieuwe functionaliteiten aan te mogen kondigen.

1: Kies uit een bestaand persoon

Vanaf nu is het zo dat je bij de sociale relaties in het dossier van een klant niet alleen een nieuwe sociale relatie kunt toevoegen, maar ook een al bestaand persoon kunt kiezen.

Met behulp van heel handige filters kan je ook in een grote hoeveelheid van personen snel en doeltreffend de persoon vinden die je zoekt. Ook kan je meerdere personen in één keer toevoegen aan het dossier.

Bestaand persoon

Bestaand persoon

2: Zoekfilters bij de personen zijn uitgebreid

In de grote set aan personen kan het lastig zoeken zijn. Vooral wanneer alle gegevens ook nog versleuteld zijn opgeslagen.

Vanaf nu is het bijvoorbeeld mogelijk om in de grote set filters te gebruiken op verschillende soorten dossiers, waardoor de gegevens snel ontsloten worden. Deze filters zijn vanaf nu uitgebreid met snelzoekfuncties op de voornaam, achternaam, postcode en plaats.

De filters zijn nu al beschikbaar bij de relatiepagina’s en de personenpagina. Ze worden in de komende periode op alle relevante plaatsen in de applicatie toegevoegd.

3: De gemeente wordt bij een postcode automatisch ingevuld

Wanneer de postcode wordt ingevuld bij de persoonsgegevens, dan wordt ook automatisch de gemeente ingevuld. Dit hoef je dus niet zelf te doen.

In de aankomende release breiden we dit verder uit naar het gehele adres. Zo hoef je vanaf dan alleen nog maar de postcode (en huisnummer) in te vullen en het adres wordt ‘voor-ingevuld’.

Om dit mogelijk te maken, zullen we als team van Novire in de komende weken aan de slag gaan om het personalia-formulier aan te passen in jullie omgeving. We zullen jullie hierover apart (via het reactiedocument) informeren indien het aan de orde is.

Gemeente bij postcode

4: Bij de sociale relatie wordt automatisch ook de woongemeente geregistreerd

We hebben het nu ook mogelijk gemaakt dat de gemeente niet alleen wordt vastgelegd bij een persoon met een dossier, maar ook bij personen die een sociale relatie zijn en dus geen eigen dossier hebben.

Zo hebben we van alle relaties, bijvoorbeeld ook van de mantelzorgers, de verzorgden of van contactpersonen, ook altijd beschikbaar in welke gemeente deze relatie woonachtig is. Dat kan van groot belang zijn voor bijvoorbeeld de mantelzorgwaardering.

5: Ook personen kunnen worden toegevoegd bij de organisatie-relaties (ook wel ‘ketenpartners’ genoemd)

De organisaties – ofwel ketenpartners – konden al langer worden vastgelegd door de beheerder. Een organisatie kan één adres hebben, of meerdere locaties en dan meerdere adressen.

Per hoofdlocatie en eventueel ook sublocatie kun je vanaf nu ook een of meerdere contactpersonen vastleggen. Uiteraard kun je hier ook weer nieuwe personen toevoegen of bestaande personen zoeken en koppelen aan deze organisatie of locatie.

6: Sociale relaties en contactpersonen van organisaties én de organisaties kunnen geëxporteerd worden, zodat ook aan deze personen een nieuwsbrief verzonden kan worden

De gegevens van de personen met een klantdossier en of een medewerker (vrijwilligers) dossier konden al eerder geëxporteerd worden. In deze export zie je ook of deze persoon zich voor een mailing heeft opgegeven of niet.

Dat is nu ook mogelijk met de sociale relaties en de contactpersonen van organisaties. Bij deze organisaties en personen is het mogelijk om vast te leggen of men een mailing wenst te ontvangen. Uiteraard zie je die al dan niet aangevinkte gegevens ook weer terug in de exports.

7: Persoonlijke gegevens zijn verplaatst naar de ‘persoon’

Wanneer je in de Qsuite een nieuwe persoon toevoegt, dan zie je nu meer in te vullen gegevens. Deze gegevens lagen uiteraard al vast in het dossier, maar kon je tot nu toe alleen op het personaliaformulier in het dossier zelf vastleggen. Vanaf nu kun je deze gegevens ook al invullen in het scherm waarin je de persoon aanmaakt.

Persoonsgegevens

8: Overleden personen worden gearchiveerd

Niets is vervelender dan wanneer je per abuis een overleden persoon een brief of mailing stuurt. Het moet in de applicatie heel erg duidelijk zijn wanneer iemand is overleden en het dossier gesloten is, zodat deze niet meer terugkomt in de bestaande lijsten of exports.

Tegelijkertijd moeten registraties die op deze persoon zijn gedaan voor het overlijden uiteraard nog wel zichtbaar zijn en blijven. Ook moet je zelf als organisatie nog wel de regie hebben over wanneer je een dossier definitief wilt sluiten en archiveren en wanneer je er nog wat in wilt bewerken.

Vanaf nu is het zo dat wanneer je bij de persoon een overlijdensdatum invult (let op, dat is bij de persoon onder de bewerken-pop up en dus niet in het personalia-formulier in het dossier zelf) én je vult de afsluitdatum van het dossier in, dat het dossier en de persoon worden gearchiveerd.

Het dossier en de persoon zijn daarmee echt in het archief geplaatst en komen niet meer terug op lijsten etcetera.

Alleen als beheerder is het dossier – en de persoon – eventueel weer terug te zetten. We adviseren dit zo min mogelijk te doen en de afsluitdatum van het dossier (eventueel in het verleden) in te vullen, wanneer het dossier volledig administratief afgewikkeld is.

Wel zouden we dit zo snel mogelijk na het overlijden doen, omdat je daarmee voorkomt dat de persoon nog steeds in de lijsten terugkomt.

9: Het werkbriefje met de tijdsregistratie kan in een andere tijdseenheid worden getoond

Tot nu toe was de instelling standaard in eenheden van vijf minuten. Handig voor de thuiszorg waarin er in eenheden van vijf minuten wordt geboekt, maar minder overzichtelijk wanneer de eenheden wat grofmaziger zijn.

Nu kun je als beheerder onder de organisatie-instellingen zelf aangeven wat de gewenste eenheid is. Kies je voor 60 minuten, dan zie je de 24 uur van je werkbriefje in één oogopslag maar kan je niet zo goed inzoomen.

Wij adviseren de 30-minuten-instelling: dan zie je de werkdag in één oogopslag en kan je toch goed per half uur zien welke activiteiten er zijn uitgevoerd. We zullen in de aankomende dagen de instellingen bij de organisaties voor de informele zorg aanpassen naar deze instelling.

10: Bij een rapportage of contactverslag in het klantdossier kun je nu ook een hulpvraag koppelen

Informele zorg – ook in combinatie met de formele zorg – is steeds belangrijker. Hulpvragen kunnen worden gekoppeld aan inzet van vrijwilligers of mantelzorgers. Een persoon kan meerdere hulpvragen hebben.

Vanaf nu is het ook mogelijk om een rapportage (of contactverslag) te linken aan één of meerdere hulpvragen. Ook binnen de formele zorg neemt de urgentie toe om de hulpvragen apart vast te leggen en de voortgang hierop te monitoren. In het zorg- of begeleidingsplan kan de inzet van informele zorg worden aangegeven in doelen en acties. Daarop kon al langer worden gerapporteerd.

Vanaf nu kunnen hulpvragen ook nog apart worden vastgelegd en kan hier ook op gerapporteerd worden. Gebruik je deze functie niet? We werken nog steeds aan de vertaalmodule waarmee we het in de toekomst mogelijk gaan maken om de items die niet worden gebruikt weer te verbergen.

11: Meer informatie in de leeromgeving over informatieveiligheid

Informatieveiligheid is ook een thema dat in de wetgeving steeds verder wordt aangescherpt. We doen steeds meer digitaal en de risico’s op datalekken worden hiermee groter. Het is van groot belang dat we veilig werken. Dat betekent dat we technisch ervoor moeten zorgen dat de gegevens veilig worden opgeslagen.

Dat is echter niet het enige. Ons eigen gedrag met informatie is van minstens net zo veel belang.

In de leeromgeving hebben we daarom de les over informatieveiligheid verder uitgebreid. In de les vind je nu een heel aantal concrete tips over hoe je zelf veilig met informatie om kunt gaan, zoals het vergrendelen van je eigen computer of het beheren van opslagmedia. De les Hoe zorgen we ervoor dat we veilig werken? is hiervoor bijgewerkt.

Meer informatie?

Neem voor vragen gerust contact op met Novire.