Sinds eind januari is de projectdocumentatie heel goed te beheren via de Qsuite. Door de groeiende vraag naar de Qsuite was het erg belangrijk dat we een strak en gestandaardiseerd proces ontwikkelden. Na het doorvoeren van een aantal verbeterpunten is deze app in de Qsuite nu nog breder in te zetten.

projectdocumentatie-app-qsuite.jpg

Volop in gebruik!

Sinds januari werkt dit onderdeel van de Qsuite prima en is het volop in gebruik genomen. Het was voor ons ook bittere noodzaak om meteen volop met de tool te gaan werken. Met de toenemende vraag naar de Qsuite is het geen overbodige luxe. Een strak en gestandaardiseerd proces is nodig om de toename in het aantal inrichtings- en implementatietrajecten aan te kunnen en hoogwaardige kwaliteit te kunnen blijven leveren. Met veel plezier passen we vanuit Novire deze tool zelf toe bij al onze klanten. Zo werken we samen meteen aan effectief en efficiënt werken. We verbeteren met elkaar deze vaardigheid en dat komt altijd van pas!

Verbeterpunt nu doorgevoerd

Gaandeweg kwamen we een ander verbeterpunt tegen. De tool regelde eerst de toegang op rolniveau. Iedereen met een bepaalde rol had wel of juist geen toegang tot een map en daarmee de documenten die daarin zaten. Ook ontvingen alle collega’s met dezelfde rol een berichtje. In de praktijk merkten we dat het handiger is om naast de rollen ook op medewerker zelf te selecteren. Nu is het mogelijk om eerst een rol te kiezen en daarbinnen ook sommige medewerker wél en sommigen geen toegang te geven. Nog meer flexibiliteit en maatwerk dus!

Nu breder in te zetten!

Door het inrichtings- en implementatietraject van de Qsuite leer je de mogelijkheden van deze projectdocumentatietool al helemaal kennen. Maar het is uiteraard breder in te zetten. Want binnen organisaties zijn er vaak projecten waar via de Qsuite documentatie gedeeld kan worden en de communicatie gestructureerd wordt opgeslagen.

De voordelen zijn dat we de bestanden niet meer per mail hoeven te verzenden, goed het overzicht houden, geen bestanden kwijt raken, in één oogopslag kunnen zien waar we in het project zijn en altijd een archief hebben met de documentatie als naslagwerk. Andere oplossingen zijn hierdoor overbodig geworden, waardoor er op kosten bespaard kan worden.

Meer weten?

In deze slides zie je meer over dit onderdeel in de Qsuite.

Instructie Qsuite | Hoe gebruik ik de projectdocumentatie? from Evelien Verkade

Meer informatie?

Neem voor vragen gerust contact op met Novire.