Leuk! Opnieuw mogen we nieuwe functionaliteiten in de Qsuite aankondigen. Op veler verzoek hebben we nu de verjaardagskalender en het zogenaamde ‘smoelenboek’ toegevoegd. Dat niet alleen: ook de functies binnen het documentenbeheer zijn weer verder uitgebreid. We zetten alle nieuwe mogelijkheden in dit nieuwsbericht op een rij.

Verjaardagen en gezichten

Het was al langer mogelijk voor iedere gebruiker om een foto te uploaden. Met foto’s in de Qsuite komt het er allemaal nét even iets leuker en persoonlijker uit te zien.

Met die foto’s kun je vervolgens mooie dingen doen. Zo hebben we een verjaardagskalender ontwikkeld die niet alleen in lijstvorm kan worden weergegeven, maar ook op de startpagina toont wie er als eerste jarig zijn.

Novire zou Novire niet zijn, wanneer we dit deel ook niet flexibel instelbaar zouden hebben gemaakt. Er zijn namelijk nog enkele organisaties die alleen het kwaliteitssysteem met functionele accounts gebruiken.

Gezichten

Daarvoor heeft een dergelijke verjaardagskalender en fotoboekje niet zoveel meerwaarde. Voor al onze andere klanten uiteraard wel. We gaan binnenkort contact opnemen en deze functie – voor iedereen die dat wenst – beschikbaar stellen.

Verjaardagen

Verbeterd documentenbeheer

In de afgelopen periode hebben we ook aan diverse onderdelen rondom het documentenbeheer gewerkt. De volgende opties zijn aan de Qsuite toegevoegd:

Termen in één keer vervangen

We hebben de mogelijkheid toegevoegd om in één keer in een document met zoek-en-vervang termen te vervangen. We hebben even overwogen om dat niet per document, maar in één keer voor alle documenten in het hele handboek te doen.

Echter, om toch voldoende zicht te houden op wat er in het documentenhandboek allemaal gebeurt, hebben we toch gekozen om het per document in te stellen.

Laatst bekeken documenten

Aan de startpagina is het blok ‘laatst bekeken documenten’ toegevoegd. Handig: zo zie je niet alleen de documenten die het meest actueel (laatst bijgewerkt) zijn voor de hele organisatie, maar ook welke documenten jij persoonlijk als laatste hebt bekeken.

Laatst bekeken documenten

Wat is er dan gewijzigd?

Is er een document gewijzigd, dan zie je dat aan het labeltje ‘bijgewerkt’ op de startpagina. Dat was al zo, maar nu hebben we daar een ‘i-tje’ aan toegevoegd, een zogenaamd informatie-icoontje. Ga je daar met je muis overheen, dan zie je in één oogopslag wat de eigenaar van het document heeft aangepast en waarom.

Zo is iedereen snel en simpel op de hoogte van alle wijzigingen in de documenten van de organisatie. We beschikten al over de mogelijkheid om ook abonnementen af te sluiten op documenten. Heb je zo’n abonnement? Dan krijg je ook een mailtje toegezonden met de laatste wijzigingen daar in.

Afbeeldingen in de documenten

In het documentenbeheerssysteem kun je een volledig document inclusief afbeeldingen in één keer als bijlage uploaden. Jammer daarvan is dat je niet automatisch de huisstijl mee krijgt bij het downloaden, dat niet de documentenbeheersfuncties actief zijn en dat je daarom veel handige – en ook wel noodzakelijke – functies mist.

Neem je wel de tekst op in het documentenbeheerssysteem, dan werden tot nu toe de afbeeldingen niet weer gegeven. Dat is nu veranderd. Voeg je een plaatje toe aan het bestand, dan wordt deze netjes weergegeven. Leuk, want dat geeft veel meer mogelijkheden en veel meer ‘smoel’ aan de documenten.

Mappenstructuur aanpassen

De laatste aanpassing in deze reeks is er één waarbij je de projectdocumentatie nog beter kunt beheren. We hebben een prachtige oplossing in de Qsuite waarmee documenten in een groep gedeeld kunnen worden en waarbinnen deze documenten ook netjes gedocumenteerd en gearchiveerd worden.

Het project is zo uitstekend navolgbaar. Wat we nog niet konden doen in deze functionaliteit, is de mappenstructuur achteraf aanpassen. Dat wil zeggen: documenten van de éne map naar de andere verplaatsen. Of hele mappen verschuiven. Dat is nu mogelijk gemaakt, waardoor we nog meer flexibiliteit hebben in dit deel van de applicatie.

Kortom, weer een mooie set aan nieuwe functies! We zijn er trots op!

Meer informatie?

Neem voor vragen gerust contact op met Novire.